Das Wichtigste in Kürze
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz (XML), den Software direkt einlesen kann.
Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen annehmen können. Eine E-Mail-Adresse reicht.
Erst für Umsätze über 800.000 €, ab 2028 für alle – außer Kleinunternehmer.
Zeitplan
Empfangspflicht für alle
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Bis Ende 2026 dürfen Sie selbst noch Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben.
Sendepflicht ab 800.000 € Vorjahresumsatz
Wer 2026 mehr als 800.000 € umgesetzt hat, muss E-Rechnungen versenden. Alle anderen dürfen 2027 noch Papier oder PDF nutzen.
Sendepflicht für alle
Jede Rechnung an ein anderes Unternehmen im Inland muss eine E-Rechnung sein – unabhängig von Größe und Umsatz.
Wer ist betroffen?
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland (B2B). Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, das § 14 UStG geändert hat.
Betroffen
- Rechnungen an andere Unternehmen im Inland
- Empfang: auch Kleinunternehmer
Nicht betroffen
- Rechnungen an Privatkunden (B2C)
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
- Fahrausweise
- Versand durch Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Was brauche ich?
Empfangen
- Eine E-Mail-Adresse für Rechnungen
- Die Datei öffnen und lesen können
- Archivieren – unveränderbar, 8 bis 10 Jahre
Versenden
- Software, die ZUGFeRD oder XRechnung erzeugt
- Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG im Datensatz
- Ein Word-Dokument oder einfaches PDF reicht nicht
Formate
PDF mit eingebettetem XML – für Menschen lesbar, für Software verarbeitbar. Der einfachste Einstieg, Versand wie gewohnt per E-Mail.
Reines XML ohne Ansicht. Standard bei Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber.
Beide Formate folgen der europäischen Norm EN 16931 und sind rechtlich gleichwertig.
Facturado als Lösung
Jede Rechnung geht direkt als ZUGFeRD-Datei raus – fertig zum Versand.
Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung und Eingangsrechnungen – zusammen und archiviert.
Eingehende E-Rechnungen weiterleiten – facturado liest sie automatisch ein.