E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist keine einfache PDF-Datei — sie ist eine strukturierte, maschinenlesbare Rechnung, die elektronisch übermittelt wird. PDFs gelten unter der neuen Pflicht ausdrücklich nicht als E-Rechnung, da die enthaltenen Daten nicht automatisch weiterverarbeitet werden können.

E-Rechnungen enthalten die Rechnungsdaten in einem standardisierten XML-Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD), das direkt von ERP-Systemen, Buchhaltungsprogrammen und Steuerbehörden eingelesen und verarbeitet werden kann.

Die europäische Norm EN 16931 definiert das semantische Datenmodell, auf dem alle zulässigen Formate basieren müssen. So wird sichergestellt, dass eine E-Rechnung in jedem EU-Mitgliedstaat verarbeitbar ist.

Die Pflicht zur E-Rechnung wurde in Deutschland durch das Wachstumschancengesetz (BGBl. 2024 I Nr. 108) eingeführt, das am 27. März 2024 in Kraft getreten ist. Es ändert § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) grundlegend: Ab den gesetzlich definierten Stichtagen gilt die strukturierte E-Rechnung als Standardformat für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen.

Auf europäischer Ebene treibt die Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) eine einheitliche digitale Umsatzsteuermeldung voran, die mittelfristig auch grenzüberschreitende B2B-Rechnungen betreffen wird.

Die Pflicht gilt für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen (§ 2 UStG), die Leistungen an andere im Inland ansässige Unternehmen erbringen (B2B). Beide Vertragsparteien müssen ihren Sitz, ihre Geschäftsleitung oder eine umsatzsteuerrechtlich relevante Betriebsstätte in Deutschland haben.

Nicht betroffen sind:

• Rechnungen an Verbraucher (B2C)
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV)
• Fahrausweise / Reisetickets
• Umsätze, die nach § 4 Nr. 8–29 UStG steuerfrei sind
• Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG sind von der Sendepflicht befreit, müssen aber empfangen können

Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle betroffenen Unternehmen. Der Gesetzgeber hat die technischen Anforderungen bewusst niedrig gehalten: Es gibt keine Pflicht, ein bestimmtes Portal, eine bestimmte Software oder ein EDI-System einzusetzen.

E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format werden als gewöhnliche PDF-Datei mit eingebettetem XML per E-Mail versendet. Der Empfänger muss lediglich:

• Eine E-Mail-Adresse bereitstellen, an die Rechnungen gesendet werden können
• Den E-Mail-Anhang öffnen und lesbar speichern können
• Die Rechnung gemäß den steuerrechtlichen Anforderungen 10 Jahre archivieren (unveränderlich, lesbar)

Für die reine Empfangspflicht ist daher keine Investition in neue Software notwendig. Wer die eingehenden Rechnungen jedoch automatisch weiterverarbeiten, prüfen oder in die Buchhaltung übernehmen möchte, profitiert von einer geeigneten Lösung wie Facturado.

Für das Versenden von E-Rechnungen ist geeignete Software erforderlich, die in der Lage ist, die Rechnungsdaten in einem konformen Format (XRechnung, ZUGFeRD oder Peppol BIS) zu erzeugen. Eine händisch erstellte XML-Datei oder ein normales PDF genügen nicht.

Die Software muss sicherstellen, dass:

• Alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG korrekt eingebettet sind
• Die erzeugte Datei die Anforderungen der Norm EN 16931 erfüllt
• Das gewählte Format vom Empfänger verarbeitbar ist (ZUGFeRD ist am weitesten verbreitet)

Je nach Unternehmensgröße und Umsatz gilt die Sendepflicht ab dem 1. Januar 2027 oder spätestens ab dem 1. Januar 2028. Eine frühzeitige Umstellung ist empfehlenswert, um Prozesse rechtzeitig zu testen.

Alle drei Formate basieren auf der europäischen Norm EN 16931 und sind in Deutschland rechtlich gleichwertig. Für die meisten Unternehmen ist ZUGFeRD der einfachste Einstieg.

Facturado unterstützt Sie bei beiden Seiten der E-Rechnungspflicht — vom einfachen Empfang bis zur vollautomatischen Erstellung und dem Versand konformer E-Rechnungen.