So funktioniert facturado

Nach der Anmeldung unter app.facturado.de sehen Sie links das Hauptmenü. Im Starter-Paket ist es auf das reduziert, was Sie zum Verkaufen und Einkaufen brauchen — dazu die Stammdaten, auf denen beides aufbaut. Alles, was Ihr Paket nicht enthält, blendet facturado aus, statt Sie in leere Masken laufen zu lassen.

Alle Listen funktionieren gleich: Oben rechts legt ein Button einen neuen Beleg an, und jede Zeile hat einen eigenen Button mit einem kleinen Pfeil ▾ für weitere Aktionen — etwa aus einem Angebot einen Auftrag machen. In dieser Anleitung steht „Zeile ▾“ für genau dieses Menü.

Ihre Zugangsdaten erhalten Sie per E-Mail mit dem Betreff „Ihr facturado System ist bereit“. Ändern Sie das mitgeschickte Passwort nach der ersten Anmeldung unter AvatarMein Profil. Danach richten Sie facturado in dieser Reihenfolge ein — jeder Schritt baut auf dem vorigen auf:

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   Internes Konto ausfüllen

   Firmenname, Anschrift, USt-IdNr., Bankverbindung, Logo und Nummernkreise.

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   E-Mail-Adresse verbinden

   Damit Belege aus Ihrem eigenen Postfach verschickt werden.

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   Mitarbeiter einladen

   Unter AvatarEinstellungenInterne Benutzer; welche Bereiche jemand sieht, regeln die Benutzergruppen.

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   Kunden, Lieferanten und Artikel anlegen

   Oder direkt aus dem ersten Beleg heraus erfassen.

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   Ersten Beleg schreiben

   Angebot, Rechnung oder Bestellung — ab hier arbeiten Sie im Tagesgeschäft.

Das interne Konto ist Ihre eigene Firma. Aus ihm stammen Absender, Anschrift, Bankverbindung und Logo auf jedem Beleg — und die Pflichtangaben jeder E-Rechnung. Es wird bei der Bereitstellung Ihres Systems unter dem Namen „Admin“ angelegt; Sie müssen es nur noch vervollständigen.

AvatarEinstellungenInterne KontenBearbeiten

Im Starter-Paket ist ein internes Konto enthalten. Führen Sie mehrere Firmen, legen Sie mit Professional weitere an und wechseln Sie zwischen ihnen links oben im Profilbereich des Menüs.

facturado verschickt Angebote, Rechnungen und Bestellungen über Ihr eigenes Postfach — Ihre Kunden sehen Ihre Adresse als Absender, nicht die eines fremden Dienstes. Über dieselbe Verbindung liest facturado das Postfach, damit Sie eingehende Belege direkt übernehmen können. Sie brauchen dafür nur die IMAP- und SMTP-Daten Ihres E-Mail-Anbieters.

AvatarEinstellungenE-MailAdressenNeue E-Mail Adresse

Typische Serverdaten verbreiteter Anbieter — prüfen Sie im Zweifel die Hilfeseite Ihres Anbieters:

In facturado gibt es keine getrennten Kunden- und Lieferantenlisten: Jeder Geschäftspartner ist ein Konto. Ein Konto mit Debitorennummer ist Ihr Kunde, eines mit Kreditorennummer Ihr Lieferant — und wer beides ist, hat einfach beide Nummern.

Im Verkauf entsteht jeder Beleg aus dem vorigen — auch der Lieferschein. Positionen, Adressen und Konditionen werden weitergereicht — Sie tippen sie nur einmal.

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   Angebot schreiben

   VerkaufAngeboteNeues Angebot

   Zuerst wählen Sie im Dialog „Konto auswählen“ den Kunden — Rechnungs- und Lieferadresse, Ihre eigene Firma und Sie als Bearbeiter werden eingetragen. Über Artikel hinzufügen suchen Sie Artikel, über den Pfeil daneben legen Sie eine freie Position an. Das Auge in der Werkzeugleiste zeigt eine Vorschau mit Wasserzeichen, ohne eine Nummer zu vergeben.

   

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   PDF erzeugen und versenden

   Speichern ▾PDF herunterladen

   Jetzt erhält der Beleg seine Nummer aus dem Nummernkreis, und das PDF erscheint in der Karte Dateien. Der Briefumschlag neben der Datei öffnet eine E-Mail mit dem PDF im Anhang; Absender, Betreff und Text sind aus Adresse und Vorlage bereits ausgefüllt.

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   Angebot wird Auftrag

   VerkaufAngeboteZeileBestellen

   Sagt der Kunde zu, wählen Sie die Mengen, die er bestellt — auch nur einen Teil des Angebots. Der Auftrag öffnet sich in einem neuen Tab; sein PDF ist Ihre Auftragsbestätigung.

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   Auftrag wird Lieferschein

   VerkaufAufträgeZeileLieferschein erstellen

   Wählen Sie die Mengen, die rausgehen, dazu Lieferdatum und Lieferadresse — Teillieferungen sind möglich. Der Lieferschein liegt danach unter Logistik › Warenausgang; dort erzeugen Sie das PDF und legen es der Ware bei oder schicken es per E-Mail. Über den Button Rechnung in derselben Zeile rechnen Sie genau das ab, was geliefert wurde.

   

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   Auftrag wird Rechnung

   VerkaufAufträgeZeile ▾Rechnungsentwurf erstellen

   Sie legen fest, welche Mengen Sie abrechnen — so sind Teilrechnungen möglich, auch ohne Lieferschein. Ohne vorheriges Angebot legen Sie eine Rechnung direkt unter Verkauf › Ausgangsrechnungen an. Prüfen Sie Rechnungsdatum, Leistungsdatum und Zahlungsbedingungen.

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   E-Rechnung erzeugen und versenden

   Speichern ▾PDF herunterladen

   Bei Rechnungen erzeugt facturado automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung im Profil XRechnung: ein PDF, das Ihr Kunde lesen und seine Software auslesen kann. Sie brauchen dafür keinen zusätzlichen Schritt. Versand wie beim Angebot über den Briefumschlag neben der Datei.

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   Korrigieren und mahnen

   VerkaufAusgangsrechnungenZeile ▾Stornorechnung erstellen

   Im selben Menü finden Sie Gutschrift erstellen und Duplizieren. Bleibt eine Zahlung aus, erzeugen Sie in der Rechnung unter Speichern ▾ die 1., 2. oder 3. Mahnung; beim Versand wird die Mahnstufe der Rechnung hochgesetzt.

Der Einkauf läuft spiegelbildlich zum Verkauf: Sie sammeln, was gebraucht wird, fragen mehrere Lieferanten gleichzeitig an, bestellen beim günstigsten, nehmen die Ware an und gleichen die Eingangsrechnung mit Bestellung und Wareneingang ab.

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   Bedarfe sammeln

   EinkaufBedarfe

   Offene Bedarfspositionen ziehen Sie per Drag & Drop in eine Anfrage. Aus einem Kundenauftrag heraus legen Sie einen Bedarf unter Speichern ▾ › Bedarfsanfrage anlegen an.

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   Mehrere Lieferanten anfragen

   EinkaufSammelanfragenNeue Anfrage

   Eine Sammelanfrage enthält die Positionen einmal und die Lieferanten beliebig oft. Anfrage versenden schickt sie einem Lieferanten, Alle versenden allen auf einmal — jeweils als PDF per E-Mail. Der Status wechselt auf Angefragt.

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   Bestellen

   EinkaufSammelanfragenZeile ▾Beschaffen

   Wählen Sie den Lieferanten und die Bestellmenge — facturado legt die Bestellung an und öffnet sie. Unter Einkauf › Bestellungen erzeugen Sie das PDF und versenden es wie jeden anderen Beleg.

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   Ware annehmen

   LogistikWareneingangNeuer Wareneingang

   Links stehen alle offenen Bestellpositionen Ihrer Lieferanten. Wählen Sie, was angekommen ist, tragen Sie die gelieferte Menge ein und hängen Sie den Lieferschein des Lieferanten als Datei an. Noch schneller geht es mit einem Foto: Lieferschein in den KI-Assistenten ziehen und Als Wareneingang erfassen wählen — die Positionen werden den offenen Bestellungen zugeordnet.

   

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   Eingangsrechnung erfassen

   EinkaufEingangsrechnungenNeue Rechnung

   Legen Sie die Rechnung als PDF, XML, JPG oder PNG im Dialog ab. Eine eingebettete E-Rechnung wird exakt ausgelesen, alles andere liest die KI. Der Lieferant wird über USt-IdNr. und Name gefunden, offene Bestellpositionen werden zur Zuordnung angeboten. Passen die Positionen nicht zur Rechnungssumme, legt facturado die Position „Differenz zur Rechnungssumme“ an, damit nichts verloren geht. Ohne Datei geht es über Manuelle Eingabe.

   

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   Bezahlen

   EinkaufEingangsrechnungenFür Zahlung auswählen

   Markieren Sie fällige Rechnungen und schließen Sie sie mit Ausgewählte bezahlen gesammelt ab — oder einzeln über Bezahlen in der Zeile.

Drei weitere Wege, wie Eingangsrechnungen in facturado landen:

Starter deckt die Prozesskette von Angebot bis Eingangsrechnung ab — Lieferscheine und Wareneingänge eingeschlossen. Wenn Sie Bestände führen, schaltet Professional das Lager frei: Wareneingänge buchen auf Lagerplätze, Aufträge werden kommissioniert, Pakete und Touren geplant, Bestände ausgewertet — und Sie verwalten mehrere interne Konten für mehrere Firmen. Ihre Daten und Belege bleiben dabei, wo sie sind; es kommen nur Menüpunkte hinzu.