KI im ERP

Künstliche Intelligenz im ERP bedeutet nicht, dass ein System selbstständig Entscheidungen trifft. Es bedeutet, dass die beiden Stellen schneller werden, an denen in einem ERP am meisten Zeit verloren geht: etwas herausfinden und etwas eintippen.

Herausfinden heißt heute: den richtigen Filter setzen, die richtige Liste öffnen, drei Masken tief navigieren — für eine Frage, die in einem Satz gestellt wäre. Eintippen heißt: eine Eingangsrechnung, die auf dem Papier vollständig vorliegt, Feld für Feld abschreiben.

Genau diese beiden Punkte deckt die KI in facturado ab. Sie ist kein separates Modul und kein Add-on, sondern sitzt direkt in der Anwendung — als Assistent in der Seitenleiste und als automatische Belegerfassung beim Hochladen einer Datei.

Der Assistent ist über jede Maske hinweg erreichbar und beantwortet Fragen in der Sprache, in der Sie sie stellen. Dafür durchsucht er im Hintergrund Ihre Stammdaten und Belege — er hat keinen anderen Zugriff und keine andere Wissensquelle.

Beispiele für Fragen, die er beantwortet:

• „Welche Angebote sind für Müller GmbH offen?“
• „Wie viel Umsatz haben wir im letzten Quartal gemacht?“
• „Haben wir Artikel 4711 auf Lager?“
• „In welchen Rechnungen ist die Alu-Platte 20 mm enthalten?“
• „Was steht auf Rechnung RE-00042?“

Womit er dafür arbeitet:

Ziehen Sie eine Datei in den Assistenten oder fotografieren Sie einen Beleg mit der Kamera: facturado liest ihn per Texterkennung aus, erkennt selbst, um welche Art von Dokument es sich handelt, und legt Ihnen einen ausgefüllten Entwurf vor.

Unterstützt werden PDF, PNG, JPG und TIFF — also sowohl das eingescannte Blatt als auch das Handyfoto vom Lieferschein.

Trägt eine PDF-Datei bereits eine E-Rechnung in sich, wird diese ausgelesen statt geschätzt — strukturierte Daten sind exakt, wo Texterkennung immer eine Annäherung bleibt.

Die meisten ERP-Anbieter, die mit KI werben, reichen Ihre Daten an einen großen KI-Anbieter weiter — meist in die USA. facturado tut das nicht: Texterkennung und Sprachmodell laufen auf eigenen Servern in einem deutschen Rechenzentrum, die wir selbst betreiben. Ihre Belege verlassen Deutschland zu keinem Zeitpunkt.

Was das konkret bedeutet:

Der berechtigte Einwand gegen KI im ERP lautet: eine erfundene Zahl sieht genauso aus wie eine richtige. Eine falsche Auskunft über einen Umsatz ist schlimmer als gar keine Auskunft — denn niemand prüft sie nach.

Deshalb ist der Assistent nicht darauf ausgelegt, möglichst souverän zu klingen, sondern darauf, im Zweifel nachzufragen:

• Keine Zahl ohne Nachschlagen. Betrag, Belegnummer und Kundenname dürfen ausschließlich aus einer Abfrage Ihrer Daten stammen. Findet die Suche nichts, sagt der Assistent das — statt zu raten.
• Treffer werden bewertet. Jeder gefundene Kunde und Artikel trägt eine Trefferwahrscheinlichkeit. Liegen die zwei besten Treffer zu dicht beieinander, fragt der Assistent nach, welcher gemeint ist.
• Tippfehler werden benannt. Passt nichts zum Gesuchten, wird nach ähnlichen Schreibweisen gesucht — und das Ergebnis ausdrücklich als Korrektur ausgewiesen, nicht als Antwort auf die ursprüngliche Frage.
• Summen kommen aus der Datenbank. Ein Umsatz wird über alle passenden Belege gerechnet, nicht über die ersten zwanzig einer Trefferliste.
• Erfundene Filter werden aufgefangen. Grenzt der Assistent eine Suche von sich aus auf einen Status oder ein Jahr ein und findet dadurch nichts, wird ohne diese Einschränkung erneut gesucht und die Einschränkung offengelegt.
• Das heutige Datum ist gesetzt. Ein Sprachmodell kennt von sich aus nur den Stand seiner Trainingsdaten. „Dieses Jahr“ wird deshalb aus dem echten Kalender aufgelöst.

Ebenso wichtig wie das, was die KI kann, ist das, was sie bewusst nicht darf.

KI ist in facturado kein Aufpreis und kein Add-on. Assistent und Belegerfassung sind bereits im Starter-Paket enthalten und wachsen mit den Modulen mit, die Sie freischalten.